Datenschutzerklärung

für das Portal „Wettkampfplanung Grundschulsport" (schule.releon.de) · Stand: Juni 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

releon GmbH & Co. KG
Goethestraße 75
40237 Düsseldorf
Telefon: +49 (0) 211 – 6999 06 10
E-Mail: info@releon.de

2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Dieses Portal dient der organisatorischen Abwicklung von Schulsportveranstaltungen (Wettkampfplanung Grundschulsport) für Düsseldorfer Grundschulen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Für die Bereitstellung und den Betrieb des Portals sowie die Verwaltung der Registrierungen und Veranstaltungsdaten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Für technische Maßnahmen zur Systemsicherheit, insbesondere die temporäre Verarbeitung von IP-Adressen zum Schutz vor Missbrauch und automatisierten Zugriffen (Rate-Limiting). Das berechtigte Interesse besteht in der Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs des Portals.

3. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Nutzung dieses Portals werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Benutzerrolle
• Schulstammdaten: Name der Schule, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adressen
• Rückmeldungen: Teilnahmestatus, Anzahl der Teilnehmenden, Ansprechpartner vor Ort, Kommentare
• Verlaufsdaten: Zeitstempel von Statusänderungen, Name der ändernden Person
• Technische Daten: IP-Adressen (temporär, für Rate-Limiting und Systemsicherheit), Session-Daten zur Authentifizierung
• E-Mail-Versandlog: Protokoll versendeter E-Mails (Empfänger, Betreff, Versandstatus)

4. Speicherfristen und Löschung

Alle Daten werden in einer gesicherten Datenbank auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) gespeichert.

• Zugangsdaten und Schulstammdaten: Für die Dauer der aktiven Nutzung; Löschung nach Deaktivierung des Accounts, spätestens nach Ablauf des betreffenden Schuljahres.
• Veranstaltungsbezogene Daten: Für die Dauer der jeweiligen Veranstaltungsplanung, danach spätestens nach 2 Jahren.
• IP-Adressen (Rate-Limiting): Ausschließlich temporär; automatische Löschung nach spätestens 24 Stunden.
• E-Mail-Versandlogs: Löschung nach spätestens 90 Tagen.

Auf begründeten Antrag der betroffenen Person erfolgt eine vorzeitige Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

5. Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Für den Betrieb dieses Portals setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen:

a) Hosting / Serverbetrieb:
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (www.hetzner.com)
Zweck: Bereitstellung der Serverinfrastruktur. Serverstandort: Deutschland (EU). Ein Datentransfer in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

b) E-Mail-Versand:
IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (www.ionos.de)
Zweck: Versand systemseitig generierter E-Mails (z. B. Passwort-Reset, Erinnerungen). Die Mailserver von IONOS SE befinden sich in der Europäischen Union. Ein Datentransfer in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an sonstige Dritte findet nicht statt.

6. Cookies und Session-Verwaltung

Dieses Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Authentifizierung angemeldeter Nutzer. Rechtsgrundlage für das Setzen dieser Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz): Cookies, die für die Bereitstellung des Dienstes unbedingt erforderlich sind, bedürfen keiner gesonderten Einwilligung. Die nachgelagerte Verarbeitung der Session-Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

7. E-Mail-Versand

Für den Versand systemseitig generierter E-Mails (z. B. Passwort-Reset, Veranstaltungserinnerungen) wird der SMTP-Dienst von IONOS SE genutzt (siehe Abschnitt 5). Die E-Mails werden ausschließlich für diesen Zweck versandt und nicht für Werbezwecke verwendet.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt wird (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, ohne Auswirkung auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO):
  Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
  Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf · Telefon: +49 211 38424-0
  E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de · www.ldi.nrw.de

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@releon.de

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten (insbesondere E-Mail-Adresse und Schulstammdaten) ist für die Nutzung dieses Portals erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Zugang zum Portal und keine Teilnahme an der Wettkampfplanung ermöglicht werden. Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten.

11. Zugriffsbeschränkung

Dieses Portal ist nicht öffentlich zugänglich. Der Zugang ist auf registrierte Schulen und Administratoren beschränkt. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich im Rahmen der organisatorischen Abwicklung von Schulsportveranstaltungen statt.